Seria publikacji EKSPERT 3CARGO RADZI to cykl autorski, oparty o wiedzę osób bezpośrednio związanych z nami – zachęcamy do lektury. Pytania tematyczne można przesyłać na ekspert@3cargo.com

 

Jednym ze sposobów na zabezpieczenie ciągłości dostaw w okresach wzmożonego zapotrzebowania na usługi transportowe jest zawarcie umowy z operatorem logistycznym. O różnicach pomiędzy zleceniem a umową, oraz o tym, czy warto zawierać umowę na usługi logistyczne, rozmawiamy z Wojciechem Maśką, Kierownikiem Działu Transportu Krajowego w 3CARGO.

Panie Wojciechu, jesień to z reguły bardzo pracowity okres w branży logistycznej. Z czego wynika ten trend?

Przede wszystkim z faktu, że po miesiącach wakacyjnych produkcja w większości polskich zakładów rusza pełną parą. Wzrost realizowanych zamówień na przewozy ma także związek ze zbliżającym się okresem przedświątecznym. Zapotrzebowanie na transport wzrasta w okresie jesiennym praktycznie co roku, ale nie jest to jedyny czynnik, który wpływa na zmniejszenie liczby pustych samochodów dostępnych na rynku. Kolejnym czynnikiem jest ograniczona liczba pozwoleń związanych z wymaganiami w transportach międzynarodowych pozaunijnych, wynikającymi z umów bilateralnych pomiędzy krajami przewozu. Pod koniec roku wielu przewoźnikom te pozwolenia się po prostu kończą, co dodatkowo limituje liczbę dostępnych pojazdów. W tym roku doszedł nam dodatkowy czynnik w postaci pandemii, która w wielu przedsiębiorstwach transportowych wpłynęła na czasowe zmniejszenie liczby dostępnych kierowców. Wszystko to wpływa nie tylko na dostępność aut, ale także na wzrost kosztów frachtu.

Czy w tak gorącym okresie przedsiębiorcy mogą w jakiś sposób zabezpieczyć ciągłość swoich dostaw oraz zapewnić sobie koszty transportu na stałym poziomie?

Tak, jednym ze sposobów jest zawarcie umowy z operatorem logistycznym. Taka umowa daje nam gwarancję ceny i realizacji przewozu, a także za pomocą jasno sprecyzowanych zapisów zabezpiecza obie strony na wielu płaszczyznach.

Większość transportów krajowych i międzynarodowych realizowana jest w oparciu o zlecenie przewozu lub zlecenie spedycyjne. Na czym polega różnica pomiędzy zleceniem a umową?

W przypadku zlecenia przewozu zleceniodawca zleca sam przewóz (transport) towaru z punktu A do punktu B i takie zlecenie zawierane jest z reguły z przewoźnikiem. Zlecenie spedycyjne dotyczy z kolei całej organizacji przewozu, w tym potwierdzenia gotowości towaru, wyboru przewoźnika, koordynowania poprawności przygotowanych dokumentów transportowych, dopilnowania czynności celnych (w przypadku eksportu lub importu), ewentualnego magazynowania – w skrócie sprowadzana się to do stałej i ścisłej współpracy z nadawcą / eksporterem i odbiorcą / importerem towaru. Zakres usług w przypadku zlecenia spedycyjnego jest zatem dużo szerszy. Oba zlecenia różnią się także zakresem odpowiedzialności, jaki przyjmuje na siebie zleceniobiorca. Zlecenie może być jednorazowe lub stałe, przy czym bez względu na przyjętą formę, każde zlecenie może zostać potwierdzone lub odrzucone przez Zleceniobiorcę. Ten brak gwarancji przyjęcia zlecenia, a także brak gwarancji stałości cen nawet w przypadku stałej współpracy z firmą spedycyjną bądź transportową są w tym przypadku kluczowe.

Czyli operator logistyczny może naszego zlecenia nie przyjąć i nie będą mu z tego tytułu groziły żadne konsekwencje?

Dokładnie. Może się również zdarzyć, że oferta cenowa za fracht może się zmieniać w zależności od warunków rynkowych, i na to w przypadku zwykłego zlecenia także nie mamy wpływu. Taką gwarancję realizacji usługi oraz stałości cen daje nam dopiero umowa z operatorem logistycznym.

Jakie jeszcze korzyści daje przedsiębiorcy umowa?

Stała współpraca z operatorem logistycznym przypieczętowana umową to dla przedsiębiorcy cały szereg korzyści. Jest ona poprzedzona dokładnym wywiadem z klientem, którego celem jest zdefiniowanie jego potrzeb w różnych obszarach logistyki – transporcie, magazynowaniu, obsłudze celnej, usługach VAS itd. Ustalane są także priorytety klienta, czyli to, co w obsłudze logistycznej ma dla niego kluczowe znaczenie. Może do być czas dostawy, cena za paletę lub gwarancja regularności odbiorów i dostaw. W sytuacji niestabilności rynku taka umowa z gwarancjami stałości cen i dostępności aut może okazać się kluczowa dla zapewnienia ciągłości naszego biznesu. Przykładowo klient, który regularnie co tydzień importuje z Turcji kilka palet towaru, korzysta na umowie zawartej z operatorem logistycznym, ponieważ ma stałą stawkę za paletę bez względu na wahania cen rynkowych oraz gwarancję miejsca na samochodzie, bez względu na jego dostępność. To nie tylko zapewnia mu ciągłość dostaw i produkcji, ale także jest bardzo pomocne w planowaniu budżetu rocznego. Wyraźne określenie w umowie praw i obowiązków obu stron to zabezpieczenie, na którym korzystają zarówno zleceniodawca, jak i zleceniobiorca, zapisy umowy określają bowiem wyraźnie konsekwencje, jakie grożą za niewywiązanie się z warunków umowy.

Co powinna zawierać umowa z operatorem logistycznym? Na co warto zwrócić uwagę?

Umowa z operatorem logistycznym może zawierać w sobie elementy umowy spedycji czy umowy składu, dlatego też nie istnieje jeden gotowy wzór. Strony zawierają taką umowę na zasadzie swobody umów działalności gospodarczej, przy zastosowaniu przepisów kodeksu cywilnego w zakresie nie uregulowanym przez strony. Duże znaczenie ma tutaj specyfika towaru będącego przedmiotem umowy, często bowiem przy jej konstruowaniu trzeba wziąć pod uwagę regulacje normujące postępowanie względem danego towaru, przykładowo materiałów niebezpiecznych objętych konwencją ADR dla transportu drogowego.
W sytuacji, gdy umowa obejmuje szereg działań w kilku obszarach, dotyczy znacznych wolumenów i częstych transportów, dobrą i powszechnie stosowaną praktyką jest określenie w umowie (bądź w formie załącznika do umowy) kluczowych wskaźników efektywności (Key Performance Indicators – KPI), dzięki którym możemy rozliczać operatora ze skuteczności jego działań. Przykładowo w umowie może być zapis o tym, że oczekujemy terminowości dostaw na poziomie 95%, a w przypadku słabszego wyniku zastrzegamy sobie prawo do zredukowania faktury o 2%. Umowy „Logistics Service Agreement” zawierane pomiędzy dużymi przedsiębiorstwami najczęściej liczą sobie kilkanaście stron i posiadają szereg załączników szczegółowo opisujących skomplikowane procesy logistyczne oraz parametry jakościowe usług, minimalizując tym samym ryzyko niedomówień.
Niezbędnym i ważnym elementem każdej z umów są również ustalenia dotyczące sposobu oraz okresu rozliczania. Równie istotnym aspektem jest kwestia ubezpieczeń towarów na czas realizacji transportu, magazynowania itp.

Niektórzy przedsiębiorcy obawiają się zawierania umów. Czy Pana zdaniem słusznie?

Wahanie i obawa przed zawieraniem umów z operatorami logistycznymi są zjawiskami naturalnymi i stosunkowo częstymi, szczególnie wśród przedsiębiorców z sektora MŚP. Wynika to przede wszystkim z faktu, że umowa stanowi swoiste zobowiązanie, a niewywiązanie się z tych zobowiązań wiąże się z konsekwencjami (np. roszczeniami ze strony operatora logistycznego, który w związku z umową ponosi koszty np. koszt zakontraktowania pojazdu, który należy pokryć nawet w przypadku braku towaru). Przedsiębiorcy bardzo często zadają sobie pytania: czy zdołam zapewnić regularność przesyłek? Co się stanie, jeśli stracę klienta lub dostawcę?
Pamiętajmy o tym, że to działa w obie strony. Umowa logistyczna niesie ze sobą ryzyko także dla operatora logistycznego, który przykładowo bierze na siebie koszty związane z okresowymi wahaniami cen na rynku. Gwarantując nam np. w marcu stałą stawkę za fracht do końca roku, może się zdarzyć, że w ostatnich miesiącach będzie wykonywać transporty za cenę niższą niż faktycznie poniesione przez niego koszty. Są to okoliczności, których każdy przedsiębiorca zawierający umowę powinien być świadomy – zarówno zleceniodawca, jak i zleceniobiorca.

Jak zatem przygotować się do zawarcia umowy tak, aby wynieść z niej jak najwięcej korzyści dla siebie?

Zawarcie umowy z operatorem logistycznym poprzedzone powinno być wnikliwą analizą naszych własnych oczekiwań, potrzeb i możliwości, a także dokonaniem bilansu zysków i ryzyka. Przy dobrze zaplanowanej i skonstruowanej umowie bilans niemal zawsze jest dla nas korzystny. Dzięki umowie oszczędzamy czas potrzebny do wypełniania kolejnych zleceń, zabezpieczamy ciągłość odbiorów i dostaw, zapewniamy swojej firmie usługi logistyczne na stałych i przejrzystych warunkach oraz zyskujemy długofalowego partnera biznesowego, w którego interesie będzie dbać o nasz biznes najlepiej, jak to możliwe. Takie stanowisko prezentują globalne koncerny, fabryki zależne od płynności dostaw, sprzedawcy towarujący na bieżąco, ponieważ kontraktując operatora logistycznego kontraktują stabilność dla swojej podstawowej działalności.

Jakiego rodzaju umowy najczęściej zawiera ze swoimi klientami 3CARGO?

Z racji szerokiego zakresu naszej działalności oraz mnogości obszarów, w których reprezentujemy i współpracujemy z klientami, zawieramy szereg umów. Są to umowy w zakresie transportu towaru w drobnicy krajowej, w zakresie spedycji międzynarodowej, w zakresie magazynowania i nawet w zakresie reprezentowania eksporterów i importerów przy odprawach celnych towarów. Nasze ponad 12-letnie doświadczenie pozwala tak naprawdę na zawarcie każdej umowy, która będzie odpowiadać na potrzeby klienta, i która będzie możliwa do zrealizowania przez 3CARGO.
Warto tutaj podkreślić, że nasz ciągły rozwój pozwala na stałe doskonalenie i modyfikowanie tych umów dla wzajemnych korzyści. Rozwój naszych drobnicowych linii międzynarodowych zapewnia bardzo korzystne oferty oraz dużą częstotliwość eksportów i importów na wszystkich obsługiwanych przez nas kierunkach. Inwestycje w drobnicę krajową pozwalają na podniesienie jakości serwisu i poszerzenie naszej obecnej oferty również w tym zakresie. Natomiast powiększenie przestrzeni magazynowej i wprowadzenie tam temperatury kontrolowanej świetnie wpisuje się w oczekiwania klientów i całego rynku magazynowego.
Potrzebujesz zawrzeć umowę i chcesz mieć pewnego i stałego operatora logistycznego? Skontaktuj się z 3CARGO, a my podejmiemy działania, by sprostać Twoim oczekiwaniom.

Dziękuję bardzo za rozmowę.

Rozmawiała Ewelina Kłoda