EKSPERT RADZI – Podstawowe dokumenty handlowe

Seria publikacji EKSPERT 3CARGO RADZI to cykl autorski, oparty o wiedzę osób bezpośrednio związanych z nami – zachęcamy do lektury. Pytania tematyczne można przesyłać na ekspert@3cargo.com

PODSTAWOWE DOKUMENTY HANDLOWE

Świat handlu to sieć powiązań, umów i niekończących się możliwości. Jak zachować porządek w labiryncie zawiłych transakcji tak, by wszystko działało sprawnie? Kluczem są dokumenty handlowe. O podstawowych dokumentach w handlu międzynarodowym rozmawiamy z Kingą Famułką, specjalistką ds. sprzedaży w 3CARGO.

• Dlaczego poprawnie wypełnione dokumenty są tak ważne?
• Jakie są zatem podstawowe dokumenty handlowe w handlu międzynarodowym?
• Czy faktury handlowe mogą się różnić pod względem szczegółowości zawartych w nich informacji?
• Jaki jest kolejny ważny dokument handlowy?
• Jakie jeszcze dokumenty związane z towarem i jego transportem są istotne?
• Przedsiębiorcy spotykają się także z różnego rodzaju świadectwami i certyfikatami.
• Sytuacje, w których nieprawidłowo sporządzona dokumentacja mogłaby spowodować problemy dla przedsiębiorców?
• W jaki sposób 3CARGO jest w stanie wspierać przedsiębiorców w kompletowaniu dokumentacji handlowej oraz w minimalizowaniu ryzyka występowania błędów?

Kingo, na co dzień wspierasz klientów w kompletowaniu dokumentów handlowych niezbędnych do eksportu oraz importu towarów. Dlaczego poprawnie wypełnione dokumenty są tak ważne?

Dokumenty handlowe są jak niezawodne drogowskazy, prowadzące nas przez gąszcz zasad i procedur, zapewniające, że transakcje odbywają się w sposób zgodny z prawem i normami handlowymi. Ale to nie wszystko – one pełnią znacznie większą rolę. Są podwalinami zaufania i stabilności, które umożliwiają rozwój globalnej gospodarki. Skutki błędów lub niezgodności w dokumentach handlowych bywają bardzo kłopotliwe. Od zagubionych przesyłek po niewłaściwie rozliczone faktury, te pozornie drobne błędy mogą spowodować znaczne straty finansowe, utratę zaufania klientów, a nawet w skrajnych przypadkach zagrozić reputacji przedsiębiorstwa. Przykładowo wskazanie niezgodnych ze stanem faktycznym warunków Incoterms może skutkować zapłatą dużo większych należności celno – podatkowych. Dlatego tak ogromne znaczenie ma dbałość o poprawność i zgodność dokumentów handlowych. To jak pieczęć jakości, która gwarantuje, że transakcje odbywają się w sposób uczciwy i transparentny. Dzięki nim możemy śmiało wkroczyć na międzynarodowe terytoria, wiedząc, że nasze interesy są chronione, a nasz biznes odpowiednio zabezpieczony.

Jakie są zatem podstawowe dokumenty handlowe w handlu międzynarodowym, z którymi ma do czynienia polski przedsiębiorca?

Możemy wyróżnić kilka grup dokumentów w handlu międzynarodowym – dokumenty związane z kontraktem handlowym, dokumenty związane z płatnościami i towarem oraz dokumenty związane z transportem towarów, w tym także dokumenty związane z odprawą celną. Moim zadaniem, jako specjalisty ds. sprzedaży w firmie spedycyjnej, która zapewnia kompleksową obsługę logistyczną wymiany handlowej, jest wsparcie klienta na etapie kompletowania dokumentów z dwóch ostatnich grup. Jednym z kluczowych dokumentów jest faktura handlowa. Podobnie jak kontrakt, który nota bene nie zawsze jest zawierany, faktura stanowi formalne potwierdzenie zawarcia umowy między sprzedawcą a nabywcą. Ponadto jest także nieodzownym elementem w procesie rozliczeniowym. Stanowi istotne źródło informacji, zawierające szczegóły dotyczące stron transakcji, takie jak dane sprzedawcy i nabywcy, opisy produktów lub usług, ilość, cena jednostkowa oraz łączna wartość transakcji. Ponadto na fakturze można zawrzeć wiele klauzul, które zaświadczą o preferencyjności danego towaru. Często zawiera się również takie informacje, jak wagę netto i brutto towaru oraz ilości zbiorczych opakowań. To sprawia, że faktura jest niezbędnym narzędzie dla skutecznego zarządzania biznesem.

Czy faktury handlowe mogą się różnić pod względem szczegółowości zawartych w nich informacji?

Tak, jest to możliwe. W naszym interesie jest, aby faktura była możliwie szczegółowa i zawierała w sobie także te informacje, które nie są obowiązkowe, np. stosowaną regułę Incoterms. Incoterms to zbiór warunków handlowych dotyczących sprzedaży towarów, które określają obowiązki sprzedającego i kupującego. Ich stosowanie znacznie ułatwia proces zawierania umowy oraz minimalizuje ryzyko nieporozumień czy niedomówień w zakresie odpowiedzialności za transport towaru i związane z nim obowiązki.

Jaki jest kolejny ważny dokument handlowy?

Kolejnym niezwykle istotnym dokumentem, jest list przewozowy. Można powiedzieć, że jest to swego rodzaju „dowód tożsamości” dla towarów podczas transportu i przekraczania granic. W nim zawarte są nie tylko informacje o ilości, wadze i rodzaju towaru, ale także szczegóły dotyczące pakowania, numeru kontenera lub palety, a także innych kluczowych informacji. List przewozowy jest niezastąpionym narzędziem w śledzeniu przesyłki, kontrolowaniu jej dostarczenia i rozliczaniu się z usługodawcą logistycznym. Jest także podstawą do dochodzenia ewentualnych roszczeń reklamacyjnych odnośnie usług transportowych. Co ważne, może się on nieco różnić w zależności od tego, jaki rodzaj transportu wybraliśmy do wysyłki naszego towaru. Część listów przewozowych funkcjonuje w formie gotowych, powszechnie stosowanych szablonów, ale są też i takie, które nie mają jednego wiodącego wzorca. Wyróżniamy listy przewozowe CIM i SMGS w transporcie kolejowym, list przewozowy AWB w transporcie lotniczym, list przewozowy CMR w transporcie drogowym oraz konosament (bill of lading) w transporcie morskim. Jest to pierwszy niezbędny dokument, gdzie w polu „uwagi” umieszcza się adnotacje o niezgodności w ilości dostarczonych do kontrahenta przesyłek oraz zgłasza wszelkie uszkodzenia, które wizualnie można stwierdzić na rozładunku. Niepodpisanie przez odbiorcę tego dokumentu jest równoznaczne z brakiem akceptacji na rozładunek towaru.

Jakie jeszcze dokumenty związane z towarem i jego transportem są istotne?

Bardzo istotne z punktu widzenia biznesu jest świadectwo pochodzenia. Jest to dokument, który potwierdza kraj pochodzenia towarów i może mieć wpływ na preferencje celne, jak na przykład korzystne stawki celne w ramach umów handlowych pomiędzy krajami. Posiadanie prawidłowego świadectwa pochodzenia może przynieść przedsiębiorcom znaczne oszczędności i konkurencyjność na rynku. Świadectwo wystawia nadawca towaru na podstawie wiedzy i dokumentacji potwierdzającej pochodzenie. Dodatkowym dokumentem np. w wymianie handlowej z Turcją, jest świadectwo przewozowe A.TR, które potwierdza bezpośredni przywóz towaru z Turcji do kraju przeznaczenia w UE i upoważnia do zastosowania preferencyjnej stawki cła. Importerzy często mają także do czynienia z listą pakowną, czyli packing list. Zawiera ona szczegółowe informacje na temat towarów, które zostały załadowane na dany środek transportu, np. informacje na temat wagi netto i brutto poszczególnych produktów, która często nie jest zawarta w fakturze, a jest niezbędna podczas odpraw celnych.

Przedsiębiorcy spotykają się także z różnego rodzaju świadectwami i certyfikatami. Możesz nam coś więcej o nich powiedzieć.

Oczywiście. Niektóre towary wymagają dodatkowych dokumentów pozwalających na wprowadzenie ich na rynek Unii Europejskiej. Takimi dokumentami są np. świadectwa weterynaryjne, świadectwa fitosanitarne, świadectwa zdrowia czy certyfikaty jakości CE wraz z deklaracjami zgodności. Gwarantują one, że towar spełnia normy, jakie narzuca obowiązujące w danym państwie prawo i są zgodne z obowiązującymi dyrektywami unijnymi. Zanim zabierzemy się za import lub eksport towaru, należy zaznajomić się z regulacjami prawnymi obowiązującymi w kraju przeznaczenia.

Czy możesz podzielić się kilkoma przykładami sytuacji, w których nieprawidłowo sporządzona dokumentacja mogłaby spowodować problemy dla przedsiębiorców?

Tak, oczywiście. Nieprawidłowa dokumentacja może przynieść wiele kłopotów i utrudnień w procesie handlowym. Wspomnę tu o dwóch przykładach, które są najczęściej spotykane w praktyce. Pierwszym z nich jest błędnie wypełniona faktura handlowa. Przykładowo, niewłaściwie określone ceny, niezgodne dane sprzedawcy lub nabywcy, błędne opisy produktów – to tylko kilka z wielu potencjalnych błędów, które mogą prowadzić do zamieszania i opóźnień w procesie płatności. Ponadto, nieprawidłowości w fakturze mogą również prowadzić do problemów podatkowych i niezgodności z przepisami. Drugim przykładem są niewłaściwie wypełnione dokumenty celne, co może prowadzić do zatrzymania przesyłki na granicy, a to wiąże się z dodatkowymi kosztami i opóźnieniami. Błędy w zadeklarowanej wartości towarów, nieprawidłowe klasyfikacje celne czy brak wymaganych dokumentów wspierających mogą spowodować poważne komplikacje dla przedsiębiorcy. Przykładowo brak zgodności dokumentu A.TR z resztą dokumentacji przewozowej (niezgodność wagi i ilości opakowań z dokumentem tranzytowym, nieprawidłowe dane odbiorcy) może skutkować koniecznością opłaty cła. Takich przykładów można mnożyć wiele.

W jaki sposób 3CARGO jest w stanie wspierać przedsiębiorców w kompletowaniu dokumentacji handlowej oraz w minimalizowaniu ryzyka występowania błędów?

Kompletowanie dokumentacji handlowej może być zadaniem skomplikowanym i czasochłonnym, dlatego w 3CARGO wspieramy przedsiębiorców przede wszystkim swoją wiedzą i praktyką. Nasi pracownicy zawsze służą pomocą w poinstruowaniu klienta przed zawarciem umowy handlowej ze sprzedającym o tym, na co warto zwrócić uwagę. Kierując się wieloletnim doświadczeniem jesteśmy w stanie wskazać nieścisłości i niezgodności w dokumentacji. Stoimy na straży prawa dbając o dobro klienta. Jako starszy specjalista do spraw sprzedaży mam jeden cel – chcę, aby każdy przedsiębiorca, który zgłosi się do mnie z zapytaniem, otrzymał nie tylko suchą wycenę transportu, ale także pełne wsparcie na każdym jego etapie.

Dziękuję za poświęcony czas.