Upierdliwy spedytor – czy aby na pewno? (cz.1 – klient)
„Panie, a na co to panu!” – to zdanie, w różnych wariacjach, przynajmniej raz usłyszał chyba każdy spedytor. Niektórzy słyszą to codziennie. Czy spedytorzy naprawdę chcą od nas rzeczy zbędnych, a większość ich wymagań to nic innego, jak zwykłe „widzimisię”? Przekonajmy się.
Głównym zadaniem spedytora jest organizacja oraz nadzór nad procesem realizacji transportu. Zadanie do łatwych nie należy, wymaga bowiem doskonałych umiejętności koordynacyjnych, działania pod presją czasu oraz brania na siebie odpowiedzialności za jego przebieg. Wymaga także ścisłej współpracy z klientem, który, jak na ironię, nie zawsze czyni zadanie łatwiejszym. Zapytaliśmy kilku spedytorów, czy w swojej codziennej pracy spotykają się z sytuacjami, w których ich działania uznawane są przez klientów za nieuzasadnioną upierdliwość. Ich opowieści złożyły się na poniższy tekst.
Klient: „Po co Panu to zlecenie? Podałem wszystko w mailu.”
Owszem, ale przesłanie informacji dotyczących transportu esemesem lub na skrzynkę e-mailową spedytora może być niewystarczające do podjęcia się przez niego zlecenia. Dla spedytora główną podstawą do rozpoczęcia procesu organizacji transportu jest poprawnie wypełnione zlecenie, które zawiera wszystkie niezbędne informacje dotyczące towaru (waga, wymiar, sposób pakowania), adresów załadunku i rozładunku, danych zlecającego, odbiorcy oraz osób kontaktowych. Zlecenie jest formą umowy – zawiera uwagi i regulacje, z którymi zlecający powinien się zapoznać, a także konieczne zgody. Wyjątkiem mogą być sytuacje, w których mamy z operatorem logistycznym podpisaną stałą umowę na świadczenie usług spedycyjnych – wtedy rzeczywiście jeden e-mail może wystarczyć. Pamiętajmy – zlecenie zabezpiecza interesy obu stron. Nie zlecilibyśmy pracy ekipie remontowej bez umowy, więc dlaczego mielibyśmy bez umowy wysłać za granicę towar wart wiele tysięcy?
Klient: „No przecież ma Pan podany numer telefonu, po co Panu nazwisko?”
Bo dobrze jest wiedzieć, z kim się rozmawia. Podawanie niepełnych danych adresowych lub danych osób kontaktowych to niestety powszechna praktyka. Wyobraźmy sobie sytuację, w której stoimy pod firmą załadowanym po dach samochodem, mamy podany numer telefonu, którego nikt nie odbiera, a my nawet nie wiemy, o jaką firmę i osobę zapytać, bo pod danym adresem są zarejestrowane trzy spółki, a nazwiska brak. Na taką sytuację nie może sobie pozwolić żaden rzetelnie wykonujący swoją pracę spedytor. Dlatego będzie wracał do nas z każdym szczegółem, który potencjalnie może utrudnić mu kontakt z nadawcą lub odbiorcą towaru. To działanie w naszym interesie, mające na celu usprawnienie procesu transportu i oszczędność cennego czasu.
Klient: „Powiedziałem, że towar jest neutralny. To nie wystarczy?”
Niestety, w wielu przypadkach taka informacja nie jest wystarczająca. Przykładowo, gdy nasz towar jedzie tzw. drobnicą, musimy być przygotowani na szereg pytań. Dla spedytora szczegółowe informacje dotyczące rodzaju, właściwości i wymagań naszego towaru są kluczowe, ponieważ bez nich nie jest w stanie w sposób prawidłowy i bezpieczny zapełnić auta drobnicowego. Drobnica oznacza, że nasz towar jedzie z towarami innych przedsiębiorców. Ich właściwe łączenie to podstawa, ponieważ nawet w przypadku towarów neutralnych nie wszystkie towary mogą jechać razem. Np. części gumowe wydzielają dość intensywny zapach i ładowanie ich z towarami, które nie mogą być narażone za zapachy, jest niedopuszczalne. Spedytor nie jest wścibski, stara się jedynie zapewnić naszym towarom bezpieczny i bezproblemowy transport.
Klient: „Ja tę wagę z głowy biorę, a to jest jakiś problem?”
Jest, i to dość znaczący. Podając szacunkową wagę towaru ryzykujemy, że w przypadku, gdy faktyczna waga przekroczy w sposób znaczny szacunki, nasz towar w ogóle nie zostanie przez kierowcę odebrany. Prawo przewiduje kary za przekraczanie dopuszczalnej masy całkowitej pojazdu, dlatego tak ważne jest, aby nasze informacje dotyczące wagi towaru były jak najbardziej precyzyjne. Sytuacja wygląda podobnie, jeżeli chodzi o wymiary przesyłki. W transporcie, a zwłaszcza w transporcie drobnicowym, podawanie dokładnej wysokości, szerokości i długości przesyłki oraz jej wagi ma ogromne znaczenie, dlatego musimy być przygotowani na takie pytania. Spedytor układa towar tak, by maksymalnie wykorzystać przestrzeń ładunkową pojazdu. Bez znajomości dokładnych wymiarów poszczególnych paczek nie byłoby to możliwe.
Klient: „Po co wam te wszystkie dokumenty?”
Przedsiębiorcy, którzy po raz pierwszy stykają się z procedurą importu lub eksportu, są często przytłoczeni ilością wymaganej od nich dokumentacji i nie rozumieją, po co muszą dostarczać np. certyfikaty zgodności, poświadczenia o pochodzeniu towaru czy w niektórych przypadkach dokument ERF. Niestety odprawa celna bywa dość skomplikowanym procesem, a zadaniem spedytora i agencji celnej jest zapewnić jej sprawny przebieg – w tym celu muszą skompletować od nas wszystkie dokumenty wymagane przez urzędy celne oraz zweryfikować ich poprawność. Ogrom wymaganych informacji i papierów może być przytłaczający, ale pamiętajmy – ma to na celu jak najlepsze zabezpieczenie interesów naszej firmy. Odkręcanie pomyłek przy odprawach celnych jest kosztowne i czasochłonne, lepiej im zapobiegać.
Klient: „Wszystko jest na fakturze, nie możecie sami tego przetłumaczyć?”
Niestety nie. Polskie organy celne wymagają, aby pozycje na fakturze składanej przy odprawie były przetłumaczone na język polski. Takiego tłumaczenia przedsiębiorca może dokonać samodzielnie, jest on bowiem osobą najlepiej poinformowaną i świadomą tego, jaki towar eksportuje bądź importuje. Ani spedytor, ani agencja celna, ani tym bardziej urząd celny nie mogą zgadywać, o jaki konkretnie towar chodzi. Jest to niezwykle ważne dla poprawnej klasyfikacji towaru i ustalania stawek celnych. Odpowiedzialność za poprawne tłumaczenie spoczywa na przedsiębiorcy.
Klient: „To jest mała paczuszka, nie może jechać w kabinie kierowcy?”
Nie, nie może. Podobnie, jak zabronione jest manipulowanie towarem do czasu zakończenia procedury celnej czy wywożenie towaru na samej fakturze, bez procedury eksportu, bo przecież „jego wartość jest tak mała, że się nie opłaca”. Prawo w takich sytuacjach jest jasne i przejrzyste – jest to traktowane jako przemyt, a jego sprawcy grozi kara grzywny lub kara pozbawienia wolności.
Spedytor ma jeden cel – zrealizować transport w sposób sprawny i bezpieczny, i choć czasem możemy odnieść wrażenie, że przyszło nam się użerać z jakimś „Strażnikiem Teksasu”, który jest bardziej papieski niż sam papież, to jest to mylne wrażenie. Sprawdzony i rzetelny spedytor to nasz partner w transporcie. Chroni nasze interesy oraz interesy naszej firmy, dbając o bezpieczny i prawidłowy przebieg transportu. Warto podjąć z nim współpracę opartą na wzajemnym zaufaniu i pełnej kooperacji.
