EKSPERT RADZI – Kulturowe aspekty współpracy z partnerem tureckim
Seria publikacji EKSPERT 3CARGO RADZI to cykl autorski, oparty o wiedzę osób bezpośrednio związanych z nami – zachęcamy do lektury. Pytania tematyczne można przesyłać na ekspert@3cargo.com
SPIS TREŚCI:
- Jak nawiązać pierwszy kontakt?
- Pierwsze spotkanie – jak się przygotować?
- Posiłek biznesowy w Turcji
- Gest ma znaczenie
KULTUROWE ASPEKTY WSPÓŁPRACY Z PARTNEREM TURECKIM.
Skuteczna komunikacja międzykulturowa to podstawa efektywnej i satysfakcjonującej współpracy biznesowej z partnerem zagranicznym. O tym, jak ważna jest świadomość różnic kulturowych w procesie pozyskiwania i prowadzenia biznesu z tureckimi kontrahentami rozmawiamy z Małgorzatą Beczała, Wiceprezesem 3CARGO Sp. z o. o. oraz Pełnomocnikiem Zarządu ds. Jakości w 3CARGO Sp. z o. o. Sp. k.
3CARGO: Pani Małgorzato, na co dzień pracuje Pani w firmie, która zajmuje się obsługą logistyczną wymiany handlowej pomiędzy Polską a Turcją. Jak ocenia Pani współpracę gospodarczą pomiędzy tymi krajami? Czy jest to współpraca o wysokim potencjale rozwoju?
Małgorzata Beczała: Zaznaczmy na wstępie, że między innymi z Turcją … ale tak, zdecydowanie Turcja to jeden z naszych wiodących kierunków i od lat cieszy się niesłabnącym zainteresowaniem polskich przedsiębiorców, nie tylko jako partner importowy, ale także jako rynek zbytu dla polskich produktów. Jest czwartym pozaunijnym odbiorcą polskich towarów, i choć w zeszłym roku ilość naszych eksportów zmalała, to dwustronne obroty handlowe pomiędzy Polską a Turcją wzrosły o 3% w stosunku do 2017. Polscy przedsiębiorcy coraz chętniej i sprawniej docierają do tureckich producentów, którzy oferują im produkty dobrej jakości i w korzystnej cenie. To sprawia, że nasz import z Turcji z roku na rok systematycznie wzrasta.
Jak nawiązać pierwszy kontakt?
3C: Jaki jest najlepszy i najskuteczniejszy sposób na znalezienie i nawiązanie kontaktu z partnerem tureckim?
MB: To zależy od skali naszej działalności, naszych potrzeb, możliwości i oczekiwań. Przykładowo mikroprzedsiębiorca zainteresowany importem odzieży może szukać potencjalnych dostawców zagranicznych poprzez biznesowe fora internetowe, wyszukiwarkę czy nawet media społecznościowe. W Internecie bez trudu można nawiązać kontakt z kontrahentem, uzyskać poradę czy rekomendację. W przypadku małych i średnich przedsiębiorstw, których możliwości, potrzeby i oczekiwania są odpowiednio większe, warto zasięgnąć pomocy specjalistów. Istnieją firmy i organizacje pośredniczące w nawiązywaniu relacji biznesowych z tureckimi przedsiębiorcami. Można wziąć udział w targach branżowych lub misjach handlowych organizowanych m. in. przez Krajową lub Regionalną Izbę Gospodarczą – szczerze polecam RIG w Katowicach. Można też skontaktować się bezpośrednio z Polsko-Turecką Izbą Gospodarczą, z którą od lat mamy przyjemność współpracować, i która wspiera przedsiębiorstwa członkowskie w podejmowaniu i realizacji współpracy z partnerami tureckimi. Wachlarz możliwości jest szeroki.
3C: W swojej pracy ma Pani kontakt z partnerami tureckimi. Wielokrotnie brała Pani udział w spotkaniach biznesowych w Turcji, a także gościła u siebie tureckich kontrahentów. Czy turecka kultura biznesu różni się znacznie od naszej?
MB: Jeżeli chodzi o samą relacyjność biznesową, jakiś znacznych różnic raczej nie dostrzegam, różnice opierają się głównie na mentalności i relacjach międzyludzkich. Tureckich przedsiębiorców cechuje duża otwartość na europejski styl życia i prowadzenia biznesu, ale warto być świadomym pewnych różnic kulturowych, które mogą występować na takich płaszczyznach, jak postrzeganie czasu, ekspresyjność, mowa ciała, sposób komunikowania się czy stosunek do dystansu fizycznego. Bez tej świadomości możemy błędnie odczytać sygnały lub nieświadomie popełnić faux pas. Ludzie podejmują decyzje biznesowe w oparciu o szereg rożnych czynników, w tym także o tzw. pierwsze wrażenie, więc zwykłe nieporozumienie może doprowadzić do niepowodzenia negocjacyjnego czy nawet do zerwania rozmów. Z drugiej strony świadomość i poszanowanie wartości i norm kulturowych naszego biznesowego partnera to klucz do udanej współpracy.
Pierwsze spotkanie – jak się przygotować?
3C: Jak zatem solidnie przygotować się do pierwszego spotkania biznesowego z partnerem tureckim?
MB: Oprócz oczywistych kwestii, takich jak przygotowanie materiałów, oferty czy ułożenie harmonogramu spotkania, powinniśmy poinformować drugą stronę o tym, kto będzie uczestniczył w spotkaniu, jakie są stanowiska i zakresy odpowiedzialności tych osób. Zapoznajmy się z listą uczestników reprezentujących naszego partnera i nauczmy się wymawiać ich nazwiska. Większość związanych z biznesem Turków mówi po angielsku, czasem po niemiecku, ale warto zapytać, czy potrzebny będzie tłumacz. Możemy także zlecić przetłumaczenie wszystkich kluczowych dokumentów i materiałów na język turecki. Jeżeli przy nawiązywaniu kontaktu i umawianiu pierwszego spotkania skorzystamy z pomocy osoby lub organizacji cieszącej się prestiżem, będzie to dla nas już na wstępie pewien rodzaj rekomendacji. Turcy wysoko cenią sobie prestiż i autorytety.
3C: A samo spotkanie? Na co polscy przedsiębiorcy powinni się przygotować, by uniknąć gafy czy zaskoczenia?
MB: Na przykład na to, że Turcy przeważnie nie są zbyt punktualni, ale oczekują, że goście przybędą na czas, dlatego nie spóźniajmy się i bądźmy cierpliwi. Tureckiego partnera powitajmy uściskiem dłoni, zaczynając od osoby najstarszej. Używajmy tytułów (doktor, profesor itp.), gdyż Turcy przywiązują do nich dużą wagę. Ponieważ w Turcji pierwsze spotkania biznesowe zwykle spełniają funkcję zapoznawczą i mają charakter towarzyski, nie powinniśmy ograniczać rozmowy wyłącznie do spraw biznesowych. Przechodzenie od razu do interesów może być źle odebrane. Powinniśmy być raczej przygotowani na osobiste pytania, np. o rodzinę, nasze pasje. Turcy lubią opowiadać o swojej rodzinie i zainteresowaniach, więc sami także możemy podpytać ich o to i owo. Kluczem do sukcesu jest uprzejmość, umiejętność słuchania i cierpliwość. To są cechy, które Turcy cenią sobie najbardziej. Jeżeli otrzymamy wizytówkę, poświęćmy chwilę, by ją przeczytać i w zamian wręczmy własną. Ważny jest także kontakt wzrokowy, który pomaga budować zaufanie. To z pozoru błahostki, ale świadczą one o poważnym zainteresowaniu współpracą.
Posiłek biznesowy w Turcji
3C: Jak wygląda biznesowy posiłek w Turcji? Czy wiążą się z nim jakieś określone rytuały?
MB: Owszem. W Turcji, podobnie jak w Polsce, wspólny posiłek z partnerem biznesowym to okazja do luźniejszej rozmowy i budowania relacji na płaszczyźnie bardziej prywatnej. Pamiętajmy o kilku niepisanych zasadach np. z częstowaniem się czymkolwiek poczekajmy, aż najstarsza osoba przy stole zostanie obsłużona i rozpocznie swój posiłek. Wierzący i praktykujący muzułmanie nie spożywają wieprzowiny i nie piją alkoholu, dlatego lepiej wstrzymajmy się z zamawianiem napojów alkoholowych i pozostawmy tę decyzję gospodarzowi. Turcy są bardzo dumni ze swoich dań narodowych, więc zjedzenie całej porcji i pochwalenie smaku potrawy jest w dobrym tonie. Turecka gościnność wymaga tego, by za posiłek płacił zapraszający, więc propozycja przejęcia rachunku nie jest mile widziana. Jeżeli chodzi o rytuały, to bez wątpienia jednym z nich jest serwowanie na koniec posiłku tureckiej kawy. Kawa i herbata to napoje narodowe, a ich picie jest przejawem gościnności, dlatego zgadzajmy się, gdy turecki partner proponuje kawę lub herbatę, a potem przynajmniej jej spróbujmy.
3C: Jakimi negocjatorami są Turcy?
MB: Twardymi, to na pewno! Turcy to w zdecydowanej większości wnikliwi i bystrzy biznesmeni, dla których proces negocjacji i prowadzenia wspólnych interesów musi opierać się na wzajemnym zaufaniu, sympatii oraz obustronnych korzyściach. Negocjacje z Turkami trwają zazwyczaj dłużej niż z Europejczykami, a przy tym Turcy nie lubią, gdy wywiera się na nich presję i narzuca deadline’y. Starajmy się ich nie pospieszać, bądźmy raczej przygotowani na to, że rozpoczęcie właściwych negocjacji może wymagać od nas nawet kilku spotkań. Starajmy się negocjować osobiście, zaplanujmy też przestrzeń dla kompromisów na każdym etapie negocjacji i zadbajmy o to, by zostały one odebrane jako przejaw naszej sympatii i szacunku.
Gest ma znaczenie
3C: A co z mową ciała? Czy istnieją jakieś gesty, bądź zachowania, którym Turcy przypisują inne znaczenie, niż my?
MB: Wiadomo, że w różnych krajach i kulturach różne znaki i gesty mogą mieć różne znaczenie i na to powinniśmy być wyczuleni. Przykładowo nasz popularny gest „figi” w Turcji jest uznawany za obraźliwy. To tak, jakby nam ktoś pokazał środkowy palec. Podobnie jak europejski gest OK, czyli złączenie palca wskazującego i kciuka. Starajmy się tych gestów unikać. Co do zachowań, to są wśród nich takie, które nas, Europejczyków mogą wprawić w zakłopotanie. I odwrotnie.
3C: Jakiś przykład?
MB: Przykładowo możemy poczuć się zakłopotani i onieśmieleni tym, jak uważnie Turcy będą się nam przyglądać. Nas wychowuje się w przekonaniu, że gapić się jest nieładnie, tymczasem w kulturze tureckiej jest to absolutnie normalne i powszechnie akceptowane. Podobnie jak dużo mniejszy obszar uznawany za nieprzekraczalną przestrzeń prywatną, dlatego też nie bądźmy zaskoczeni, gdy partner turecki podczas rozmowy stanie bardzo blisko nas. Jeżeli chodzi o nas, to unikajmy siadania w sposób, w którym podeszwa naszego buta jest widoczna i zwrócona w czyjąś stronę, a także stania z rękami schowanymi w kieszeniach. To jest uznawane za niegrzeczność. Panowie powinni uważać też, by nie pocierać podbródka, gdy spoglądają na kobietę. Może ona pomyśleć, że są nią zainteresowani w sposób całkowicie niebiznesowy.
3C: To faktycznie mogłoby być kłopotliwe. Dziękuję za rozmowę i za wiele przydatnych wskazówek.
MB: Nie ma za co – te informacje to zaledwie kilka ciekawostek. Mam nadzieję, że okażą się przydatne! Wszystkim polskim przedsiębiorcom planującym rozpocząć współpracę z zagranicznym kontrahentem życzę powodzenia.
